Электронный документооборот в банке — этапы развития систем

Из-за сложности документационной деятельности автоматизация банковских  систем  электронного документооборота проходит в два этапа.

Первый этап: Автоматизация банковского документооборота.

На первом этапе перед банками стоят следующие задачи:

  • Контроль исполнения  поручений и предписаний
  • Уменьшение времени на поиск документа
  • Сокращение бумажного документооборота, а также структурирование неорганизованного электронного документооборота (отправка документов посредством использования skype, электронной почты и т.д.)
  • Организованная регистрация и хранение входящих и исходящих документов
  • Ведение единой базы документов
  • Снижение вероятности человеческого фактора в ошибках при работе с документами
  • Объединение всех документов в единую нормативную базу
  • Автоматизирование процесса сбора документов при оформлении заказов
  • Создание единой клиентской базы
  • Создание единой документальной базы
  • Создание возможности работы с внутренними и внешними архивами
  • Рассмотрение запросов от регулирующих органов
  • Создание и согласование договоров о предоставлении кредита

На современном этапе развития систем электронного документооборота появляются ECM-системы.

Руководители банковских структур уже осознали необходимость увеличения функций документооборота. Перечень банковских услуг постоянно пополняется, что делает необходимым расширение функционала  системы электронного документооборота, включение новых инструментов и её интеграция с другими системами банка.

Практика показывает, что на сегодняшний день системы электронного документооборота в банке уже не ограничиваются лишь функциями документооборота, а представляются собой систему  управления корпоративной информацией, или ECM (Enterprise Content Management).

Банковские ECM системы выполняют как функции классического документооборота, так и новые специфические функции, к которым можно отнести:

  • Интеграция с АБС и Customer Relationship Management
  • Поощрение внутрикорпоративного обмена информацией
  • Версия СЭД для мобильных телефонов
  • Создание учебной базы и организация быстрого обучения персонала
  • Сбор предложений и замечаний от сотрудников банка
  • Связь с системой интернет банкинга
  • Возможность быстрого доступа посредством веб-браузеров

Переход от системы электронного документооборота к ECM системе возможен только при создании определенных технологических и организационных условий, что не должно разниться со стратегией развития банка.

Проблемы расширения функциональных возможностей систем документооборота и пути их решения.

При расширении функциональных возможностей СЭД ИТ-специалисты могут столкнуться с проблемой ограничений платформы. Уже существующая в банке СЭД может быть непригодна для дальнейшего развития.

Платформа, на которой работает система, может устареть и быть несостоятельной для расширения её функциональных возможностей. Так, например, может отсутствовать поддержка СЭД мобильными устройствами, или же система может не предусматривать возможность работы через веб-браузеры. В этом случае необходимо заменить существующее программное обеспечение на более современное.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *