При оформлении поступления товаров основным документом для приема товаров и их оприходования является накладная. Кроме накладной, обязательными для каждой партии являются сертификаты и другие документы, число которых зависит от вида поступившего товара, подтверждающие безопасность продукции для человека и окружающей его среды.

При сверке документов особое внимание обращается на правильность оформления и заполнения сертификатов и их копий, а также информации, которая содержится в них. Если при проверке сертификатов находятся ошибки или неточности, то товар не принимается и партия возвращается поставщику. Поставщик при этом выплачивает неустойку.

Если поступил товар без накладных и сертификатов от поставщика, то прием проводится комиссией фактическому содержимому партии с оформлением акта о приеме товаров.

В любом случае лицо, ответственное за прием товаров, ставит подпись на накладных и заверяет ее круглой печатью магазина.