Из-за сложности документационной деятельности автоматизация банковских систем электронного документооборота проходит в два этапа.
Первый этап: Автоматизация банковского документооборота.
На первом этапе перед банками стоят следующие задачи:
- Контроль исполнения поручений и предписаний
- Уменьшение времени на поиск документа
- Сокращение бумажного документооборота, а также структурирование неорганизованного электронного документооборота (отправка документов посредством использования skype, электронной почты и т.д.)
- Организованная регистрация и хранение входящих и исходящих документов
- Ведение единой базы документов
- Снижение вероятности человеческого фактора в ошибках при работе с документами
- Объединение всех документов в единую нормативную базу
- Автоматизирование процесса сбора документов при оформлении заказов
- Создание единой клиентской базы
- Создание единой документальной базы
- Создание возможности работы с внутренними и внешними архивами
- Рассмотрение запросов от регулирующих органов
- Создание и согласование договоров о предоставлении кредита
На современном этапе развития систем электронного документооборота появляются ECM-системы.
Руководители банковских структур уже осознали необходимость увеличения функций документооборота. Перечень банковских услуг постоянно пополняется, что делает необходимым расширение функционала системы электронного документооборота, включение новых инструментов и её интеграция с другими системами банка.
Практика показывает, что на сегодняшний день системы электронного документооборота в банке уже не ограничиваются лишь функциями документооборота, а представляются собой систему управления корпоративной информацией, или ECM (Enterprise Content Management).
Банковские ECM системы выполняют как функции классического документооборота, так и новые специфические функции, к которым можно отнести:
- Интеграция с АБС и Customer Relationship Management
- Поощрение внутрикорпоративного обмена информацией
- Версия СЭД для мобильных телефонов
- Создание учебной базы и организация быстрого обучения персонала
- Сбор предложений и замечаний от сотрудников банка
- Связь с системой интернет банкинга
- Возможность быстрого доступа посредством веб-браузеров
Переход от системы электронного документооборота к ECM системе возможен только при создании определенных технологических и организационных условий, что не должно разниться со стратегией развития банка.
Проблемы расширения функциональных возможностей систем документооборота и пути их решения.
При расширении функциональных возможностей СЭД ИТ-специалисты могут столкнуться с проблемой ограничений платформы. Уже существующая в банке СЭД может быть непригодна для дальнейшего развития.
Платформа, на которой работает система, может устареть и быть несостоятельной для расширения её функциональных возможностей. Так, например, может отсутствовать поддержка СЭД мобильными устройствами, или же система может не предусматривать возможность работы через веб-браузеры. В этом случае необходимо заменить существующее программное обеспечение на более современное.